Нацеленность на результат. Профессиональный подход. Эффективность в работе. Это примеры положительных оценок, которые используются для описания того, что считается "хорошей" компанией или бизнесом. Действительно, большинство компаний и брендов хотят, чтобы их воспринимали именно так, и всячески стараются донести эти ценности до большинства основных точек соприкосновения. Одной из важнейших точек соприкосновения является конференц-зал для клиентов, поставщиков, партнеров и т. д., посещающих офисы компании.
Конференц-зал - место, делающее бизнес удобным
Давайте посмотрим правде в глаза - наспех созданные конференц-залы выглядят несерьезно и поставленных задач не решают. Недостаточно просто расставить стулья, предоставить кофе и закуски. Когда дело доходит до фактического использования помещения по назначению – в нужное время запустить нужный контент на экране, обеспечить нормальный звук, подключиться к сотруднику, работающему удаленно - такой «экономный конференц-зал» становится местом, где вместо гордости за компанию, ощущается неловкость и неприятные переживания.
С другой стороны, наличие конференц-зала, в котором удобно работать в режиме онлайн или оффлайн-встреч, является отличным способом сконцентрироваться на работе и проводить эффективные собрания с положительными результатами. Если встреча с клиентами или партнерами, проходит по-настоящему организованно и без технических проблем, то это производит действительно превосходное впечатление и говорит о том, что в вашей компании серьезно подходят ко всему. Другими словам, очевидны: нацеленность на результат, профессиональный подход и эффективность в работе.
После того, как мы выяснили, каким должен, а каким не должен быть конференц-зал, пришло время рассказать поподробнее об оборудовании и решениях, необходимых для того, чтобы сделать конференц-зал по-настоящему удобным.
Система управления конференц-залом
Одним из главных технических решений, которые необходимо интегрировать в конференц-зал на этапе проектирования, является система управления всем мультимедийным комплексом. Она представляет собой интеллектуальный способ автоматического управления светодиодными экранами, ЖК и интерактивными дисплеями, системой звукоусиления, освещением и любыми другими устройствами в помещении. Определенно, системы управления являются мозговым центром для мультимедиа систем, как в случае коммерческого использования, так и в образовательных учреждениях. Подобное оборудование может выглядеть по-разному и решать проблемы различных уровней сложности. Это могут быть настольные врезные лючки, настенные кнопочные панели, а могут быть переносные сенсорным панели размером с планшет или смартфон.
AV-система управления кнопочного типа обычно размещается на стене, либо рядом с основным дисплеем, либо рядом с ноутбуком для подключения к другим устройствам. Сенсорные панели могут быть также размещены непосредственно на столе на специальных подиумах.
Система управления AV может быть сконфигурирована для выполнения множества функций и должна устанавливается профессиональным AV-интегратором с надлежащей квалификацией сотрудников. Конкретный функционал определяется потребностями конкретных клиентов и возможностями оборудования.
Вот лишь некоторые примеры такого функционала:
- Включение и выключение панелей
- Управление громкостью звука
- Разворачивание и сворачивание моторизованного экрана проектора
- Включение и выключение проектора
- Включение и выключение веб-камеры или микрофона
- Подключение по сигналу, например, ноутбука, как только кто-то подключает кабель HDMI
- Автоматическое включение панели или проектора, как только ноутбук подключен к кабелю
Такой подход обеспечивает централизованное управление с помощью одного устройства всем мультимедиа оборудованием в конференц-зале. Еще одним преимуществом является то, что при наличии нескольких одновременно подключенных ноутбуков, можно просто переключаться между сигналами одним нажатием кнопки. Нет необходимости тратить время, загружая все презентации на один ноутбук, к которому нужно по очереди подходить. Участники просто подключают свои устройства и ждут своей очереди для выступления. Особенно эффективно решается ситуация, когда несколько человек должны представить что-то на общем экране.
В помещении с установленным под потолком проектором система управления AV решает еще одну проблему. Больше нет необходимости применять лестницу или вставать на стул, чтобы нажать кнопки на проекторе. Система управления, установленная в удобном месте, может выполнять все необходимые функции.
Если все эти разговоры о системах управления показались вам сложными или вы считаете, что такие технологии будет трудно использовать - не следует переживать по этому поводу. Вам не нужно разбираться в деталях того, как именно это работает, так как обо всем позаботится профессиональный интегратор, реализующий проект вашего конференц-зала. К тому же, существует множество вариантов систем управления AV, различающихся по размерам, функционалу и ценовому диапазону. Всегда можно найти решение, которое подходит именно для вашего помещения и ваших потребностей. В современном, чрезвычайно цифровизированном рабочем процессе, технологии играют более важную роль, чем когда-либо, и важно использовать их в своих интересах.
Сенсорные панели – отличное решение для управления AV-системами
Кнопочные панели систем управления хорошо подходят для установки в небольшие помещения или учебные классы. Однако, если требуется решение с расширенным функционалом и более презентабельным внешним видом, будет полезно установить в конференц-зале сенсорную панель. Сенсорный интерфейс намного удобнее клавиатуры и позволяет выполнять более сложные функции, чем просто нажатие кнопки. Клавиатура по числу выполняемых функций ограничена количеством кнопок. Сенсорная панель дает гораздо больше возможностей. Профессиональный AV-интегратор может спроектировать интерфейс сенсорной панели таким образом, чтобы он имел несколько "слоев" функций, что делает его идеальным решением для помещений, где используется множество различных типов AV-оборудования.
Кабель-менеджмент для конференц-зала
Один из способов сделать, чтобы конференц-зал выглядел профессионально организованным – обязательно на этапе проектирования предусмотреть все кабельные трассы и места подключения. Нет ничего хуже помещения для встреч с торчащими кабелями и проводами, которые свисают со стульев и столов и тянутся по всему полу. Это выглядит очень неаккуратно, хаотично и затрудняет работу людям, которые используют это помещение. Хаос в кабелях затрудняет понимание того, что это за кабели, от каких устройств, куда подключены, какие нужно использовать, а какие нет и т. д.
Есть несколько решений, которые помогут навести порядок и избавить от хаоса в кабелях. Прежде всего, существуют профессиональные панели, проекторы и акустические системы, которые могут быть подключены к беспроводным потоковым устройствам, приложениям или даже Bluetooth. Однако большинство заказчиков все еще является сторонниками подключения к этим устройствам традиционным способом - с помощью кабелей. На практике это может вылиться в кабели, свисающие с потолка и тянущиеся вниз по стенам. Согласитесь, выглядит не особенно профессионально. Не говоря уже о том, что это весьма непрактично и неудобно, особенно, если кто-то спотыкается о кабели или цепляет их. Это небезопасно, как с точки зрения здоровья, так и целостности оборудования.
Однако, решение существует. Провода и кабели можно скрыть, либо в стенах или полах, либо в кабель-каналах. При этом для подключения устройств с различными интерфейсами устанавливаются специальные панели. Они позволяют удобно и безопасно, без каких-либо свисающих кабелей подключить ноутбук к другим устройствам, таким как видео панель, проектор или акустическая система. Интерфейс подключения будет удобно расположен рядом с тем местом, где находится ноутбук, и все, что нужно будет сделать, это использовать короткий кабель для подключения к нужному разъему. Существуют панели с различными типами входов: USB, DisplayPort, HDMI, DVI, VGA, AUX и т. д., в зависимости от типа устройства, с которым необходимо подключение.
Другим решением является установка в конференц-зале настольных лючков. Для легкого и быстрого доступа в столах предусматриваются кабельные каналы для силовых кабелей и других необходимых соединений. Кабели выдвижные и могут автоматически убираться внутрь, когда они не используются. Продвинутые версии настольных лючков содержат разъем питания, стандартные кабели (USB, HDMI, аудио, Ethernet) и даже кнопочную систему управления, так что всем можно управлять непосредственно со стола или стола конференц-зала. Умное и удобное решение, не так ли?
Кабель-менеджмент добавляет последний штрих к законченному AV-решению в конференц-зале, делая помещение одновременно и визуально привлекательным, и удобным для использования.
Системы бронирования конференц-залов
Неудобства, связанные с двойным бронированием помещений и поисками свободных переговорных в офисном здании, также могут быть легко устранены с помощью интеллектуальных технических решений. Просто представьте, что вы привели клиента в переговорную, которую вы забронировали, а в ней уже идет совершенно другая встреча. Ситуация выглядит неловко, вы выглядите непрофессионально, доверие к вам падает, поиск нового помещения отвлекает от основной цели и отнимает много времени!
Очень важно на этапе проектирования заложить одно из решений по бронированию конференц-залов. Подобное решение имеет много преимуществ:
1. Удобный и привычный инструмент. Пользователям не нужно будет учиться использовать другое приложение или программное обеспечение. Большинство систем бронирования конференц-залов интегрируются с системами электронной почты и календарями, например, такими как Microsoft Outlook или GSuite. Это означает, что пользователям удобно будет бронировать конференц-залы и переговорные с помощью знакомого программного обеспечения.
2. Максимально эффективное использование ресурсов. Ситуация, когда конференц-залы забронированы в системе, а многие из них в реальности пусты, потому что встреча была отменена – не настраивает на рабочий лад. Умные системы бронирования переговорных имеют функцию регистрации заезда, что означает, что встречи автоматически отменяются через определенное время, освобождая помещение.
Конечно, система бронирования конференц-залов требует информационного табло вне помещения, чтобы показать наличие свободных мест. Обычно в этой роли выступают сенсорная панель или планшет, непосредственно с которых можно забронировать свободное помещение.
Дизайн конференц-зала
Все описанные выше решения, однозначно сделают ваш конференц-зал удобным и умным. Конечно, важно правильно спроектировать и реализовать планировку и дизайн мебели в помещении, где установлена интеллектуальная система. Нелогично устанавливать лучшее оборудование, которое может предложить мир AV-технологий, только для того, чтобы людям было неудобно сидеть или плохо слышно докладчика из-за плохого дизайна и акустики. Каждый элемент помещения, создаваемого для встреч и конференций, должен отражать качество и высокий уровень. Технологичность решений, дизайн интерьера и другие мелкие, но все равно, важные детали способствуют созданию позитивной и конструктивной атмосферы встречи. Но что-то раздражающее или неуместное, например, уродливый или неудобный стул, может быть единственной вещью, которую гости запомнят, покидая ваш конференц-зал, перечеркнув все положительные эмоции, полученные от умных технологий.
Планировка и дизайн конференц-зала играют огромную роль при организации встречи. Дизайн должен соответствовать назначению помещения.
Например, если комната предназначена для проведения видеоконференций:
- стол в конференц-зале должен иметь правильную форму и размер,
- веб-камера и микрофоны должны быть размещены в местах, чтобы все участники были хорошо видны и слышны,
- освещение (светильники и шторы) должно быть регулируемым, чтобы обеспечить оптимальные условия освещения в помещении,
- лишние элементы, такие, как дверь или коридор, не должны быть видны в веб-камеру.
Компания АВ ПРОМ обладает большим опытом в разработке и реализации проектов конференц-залов различного назначения и дизайна. Ниже приведено только несколько примеров подобных решений с кратким описанием.
Конференц-зал в г. Сочи
Многофункциональный конференц-зал представляет собой современный мультимедийный комплекс, который позволяет проводить широкий спектр самых разнообразных деловых и торжественных мероприятий: совещания, конференции, конгрессы, форумы, презентации, развлекательные мероприятия, в том числе с участием иностранных делегаций.
Комплекс оборудования конференц-зала включает в себя:
- Систему отображения информации на базе двух видеостен и большого проекционного экрана
- Систему звукоусиления на базе настенных акустических систем
- Беспроводную конгресс систему нового поколения
- Систему синхронного перевода речи с инфракрасным распределением каналов
- Систему видеомониторинга
- Систему цифровой обработки и маршрутизации звука
- Систему матричной коммутации, обеспечивающую связь с другими залами
- Систему управления и контроля
Зал постоянно используется для проведения разного рода конференций, форумов и образовательных мероприятий с участием как российских спортсменов, так и гостей из-за рубежа. А в свободное время зал успешно принимает банкеты, торжественные и культурные мероприятия, дискотеки.
Зал совещаний министерства
Зал совещаний министерства является объектом высокого уровня ответственности и создавался как специализированный зал для приема иностранных делегаций.
Основное назначение зала - проведение встреч, заседаний и совещаний, в том числе с иностранными партнерами, с использованием систем визуализации информации, интерактивного взаимодействия и качественного звукового сопровождения.
Комплекс оборудования зала совещаний включает в себя:
- Систему визуализации информации на базе видеостены 3х3
- Систему визуализации информации на базе выдвижных настольных мониторов
- Интерактивную трибуну
- Систему звукоусиления
- Настольную конгресс систему с использованием врезных пультов
- Систему синхронного перевода речи с инфракрасным распределением каналов
- Систему видеомониторинга
- Оборудование для документирования и протоколирования информации
- Оборудование управления и контроля
Для создания обстановки максимального комфорта и удобства работы делегатов, в проекте было использовано встраиваемое настольное оборудование - выдвижные мониторы и врезные пульты конгресс системы, в связи с чем был специально спроектирован и изготовлен центральный стол. Для улучшения акустических свойств помещения и достижения высокой разборчивости речи, при отделке помещения были использованы специализированные звукопоглощающие материалы.
Актовый зал спортивного центра
Актовый зал федерального центра спортивной подготовки предназначен для проведения самых различных мероприятий - совещаний и небольших конференций, презентаций и демонстраций видеоматериалов, просмотра видеофильмов, выступлений художественных коллективов и проведения дискотек.
Зал имеет своеобразную полукруглую форму, интересный интерьер и оснащен всем необходимым современным оборудованием.
Оборудование зала также позволяет проводить мероприятия с участием иностранных спортсменов - для этого в зале предусмотрена многоканальная система синхронного перевода.
Для обеспечения работы зала используется следующее оборудование:
- Большой проекционный экран и мощный проектор
- Дублирующие мониторы
- ЖК панели, установленные на колоннах
- Система звукоусиления на базе потолочных акустических систем
- Оборудование концертного звука
- Конгресс-система
- Система синхронного перевода
- Система видеомониторинга
- Система цифровой обработки и маршрутизации звука
- Коммутационное оборудование
Все активное оборудование зала вынесено в отдельное помещение операторской. Система управления актовым залом даёт возможность оператору управлять всем оборудованием, а также осуществлять полный видео и аудио контроль обстановки в зале.
В качестве резюме
Проектирование современного многофункционального зала является сложнейшей задачей, при решении которой необходимо учитывать множество технических нюансов взаимодействия различного оборудования, а также особенности архитектуры, дизайна, отделки и оформления помещения.
Для получения качественного и ожидаемого результата при проектировании и создании залов мы рекомендуем обращаться к профессионалам, имеющим необходимые теоретические знания и богатейший опыт реализации аналогичных проектов, таким, как компания АВ ПРОМ.