Совместная работа - BYOD

В последнее время стало очевидно, насколько важно быть готовыми к неожиданным изменениям глобального масштаба и как важно быстро находить умные решения. Использование в конференц-залах и переговорных технологий, позволяющих использовать для работы любое устройство и платформу, гарантирует готовность к любому варианту развития событий при организации встреч и совместной работы.

Поддержка различных устройств при совместной работе

В конференц-залах для успешного проведения встреч разной продолжительности и разного формата, как никогда необходима поддержка различных устройств у различных докладчиков. Используемые технологии должны поддерживать многочисленный функционал для проведения успешных презентаций, брифингов, мозгового штурма или других вариантов совместной работы офлайн или онлайн. Подключаемыми устройствами в современных конференц-залах могут быть ноутбуки различных моделей и брендов, смартфоны и планшеты, проекторы, беспроводные устройства совместного использования, микрофоны и веб-камеры. Используемая в переговорных и залах AV-система должна быть достаточно гибкой, чтобы работать без сбоев независимо от используемого оборудования, количества участников и типа совещания.

BYOD, BYOM, BYOA

Проблема совместимости используемых устройств в конференц-залах может быть решена путем применения различных концепций под общим названием «приносите свое собственное» (Bring Your Own - BYO). В последние годы на мир IT/AV обрушилась волна технологий, использующих в своем названии термин BYO. Вот 3 наиболее популярные из них:

BYOD (Bring Your Own Device) – «Приносите свое собственное устройство»

BYOM (Bring Your Own Meeting) – «Проводите свою собственную встречу»

BYOA (Bring Your Own Applications) – «Приносите свои собственные приложения»

BYOD - это широко распространенный в сфере IT принцип организации рабочих мест. Суть его заключается в том, что сотрудники вместо оборудования, предоставляемого компанией, могут использовать свои собственные устройства для доступа к приложениям и информации на серверах компании, определяемой категорией пользователя. Применение BYOD в конференц-зале или переговорной, дает возможность участникам принести свое устройство вместо использования аппаратного кодека или отдельного компьютера, установленного в помещении. Наиболее популярные решения для переговорных с поддержкой BYOD, предлагают компании KRAMER и BARCO.

Организация проведения совместной работы по принципу BYOM, позволяет участникам использовать свои предпочтительные веб-или облачные приложения для видеоконференций, такие как Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex и другие.

Использование принципа BYOA дает возможность сотрудникам для повышения производительности труда и совместной работы отказаться от стандартного программного обеспечения, предлагаемого компанией, в пользу использования ими предпочтительных приложений для цифровых досок, инструментов управления проектами, инструментов для заметок или презентаций. При использовании в конференц-залах, работающие на личных устройствах сотрудников приложения BYOA будут демонстрироваться по проводным или беспроводным каналам на устройствах коллективного использования, таких как проекторы, дисплеи или интерактивные доски.

Преимущества BYO для совместной работы

Одним из очевидных преимуществ принципов BYO является повышение производительности труда сотрудников. Разрешение использовать привычные устройства и приложения, экономит много времени, которое в противном случае может потратиться на адаптацию и обучение использованию инструментарию компании. Также немаловажно сокращение затрат на техническую поддержку IT. Экономия времени особенно важна во время встреч в конференц-залах и переговорных, поскольку на это выделяется определенное количество времени, которое не должно тратиться на решение проблем с IT. 

Очевидно, что использование привычных устройств, инструментов видеоконференцсвязи и других приложений для совместной работы улучшают рабочую атмосферу сотрудникам и повышает удовлетворенность работой. Некоторые компании даже используют политики BYO в качестве стратегии подбора персонала и способа привлечения молодой, технически подкованной рабочей силы.

В современной экономике, основанной на знаниях, высококвалифицированные сотрудники являются наиболее ценным активом компании. Бизнесу необходима стратегия для развития и наиболее эффективного использования знаний и профессиональных навыков сотрудников. Стратегии BYO обеспечивают сотрудникам определенную свободу и гибкость в поиске собственного наилучшего способа профессиональной деятельности. При этом сотрудничество и совместная работа обеспечивают простор для обмена знаниями, генерации идей, производительности, эффективности и инноваций.

Видеоконференцсвязь в переговорных

Удаленные встречи постепенно проникают в повседневную жизнь большинства офисных работников. Представительства компании и партнеры разбросаны по всему миру, а команды сидят в офисах в нескольких местах. С другой стороны, вместо постоянного штата, компании часто нанимают фрилансеров на аутсорсинг. Полноценное дистанционное общение стало особенно актуально во время пандемии COVID-19, когда удаленные встречи внезапно стали незаменимыми по причине того, что сотрудники попали на карантин. 

Пандемия сформировала новый способ работы и заставила работников адаптироваться к новой реальности совместной работы в форме виртуального общения. Новая «норма» стала предъявлять определенные требований к IT-инфраструктуре предприятий. Удаленные рабочие места должны быть оборудованы гарнитурами, микрофонами и веб-камерами, чтобы сотрудники могли полноценно работать удаленно прямо из дома. Возросшее количество удаленных встреч создают сильную нагрузку на имеющиеся переговорные, подталкивая компании к перепрофилированию офисных помещений в дополнительные переговорные для обеспечения изменившегося рабочего процесса.

Технологии, используемые в переговорных, должны позволять проводить полноценные встречи при совместной работе с коллегами, с высоким качеством коммуникаций и эффективностью. С технической точки зрения сотрудники прекрасно могут проводить встречи по видеосвязи, используя только свой ноутбук, оборудованный встроенным микрофоном, динамиками и вэб-камерой. Однако, из-за компактных размеров ноутбука, качество получаемого в итоге аудио и видео, в лучшем случае, посредственное. Кроме того, на встрече, где присутствуют и физически присутствующие и удаленные участники, невозможно эффективно общаться с использованием только ноутбуков. В таких случаях необходимо специальное оборудование, которое облегчает онлайн-встречи и видеоконференции.

Переговорные с BYOD для ВКС

Чтобы дать возможность пользователям в переговорной использовать любые устройства и приложения, помещение должно быть спроектировано таким образом, чтобы была обеспечена полная совместимость со всем, что участники могут решить взять с собой для работы. При этом IT-отдел обязан обеспечить бесперебойную работу AV-системы в конференц-зале, чтобы участники были сосредоточены на совместной работе, а не на том, чтобы заставить систему работать должным образом.

Существует несколько вариантов сделать переговорную совместимой с устройствами пользователей и необходимыми приложениями. Выбор зависит от нескольких факторов, включая размер помещения, устанавливается новое или модернизируется имеющееся оборудование, какова политика компании в отношении BYOD, BYOM и BYOA, ограничения по бюджету и многое другое.

Беспроводные решения для совместной работы

Беспроводные решения обеспечивают большую гибкость с точки зрения типа использования устройств, приносимых участниками на встречу. Они позволяют пользователям совместно использовать экраны своих ноутбуков, планшетов или смартфонов. Некоторые беспроводные решения, такие, например, как Barco ClickShare, имеют в своем составе приемник, который подключен к дисплею или проектору. Участники выводят содержимое своих экранов на общий дисплей при помощи передатчика в виде кнопки или специального приложения. Такие приложения могут быть бесплатными или по подписке. В приложении пользователям обычно предлагается выбор: опубликовать содержимое конкретного окна или весь рабочий стол. Более продвинутые решения включают в себя инструментарий для создания аннотаций для упрощения и удобства в совместной работе.

Дополнительным преимуществом беспроводных решений является повышенная мобильность в помещении переговорной, так как участники встречи не привязаны кабелем к определенному месту в комнате. Беспроводные решения также делают подключение оборудования быстрым и удобным, поскольку не требуются какие-то специальные адаптеры для проводного подключения персональных устройств пользователей.

Поддержка функции зеркального отображения экрана (mirroring) также полезна в организации видеоконференцсвязи. Она дает возможность участникам собрания выводить приложения со своих персональных устройств на общий дисплей. Однако, для полноценной работы видеоконференцсвязи часто используют физическое подключение звука через выведенный разъем, чтобы всех присутствующих в помещении переговорной было не только хорошо видно, но и слышно. Использование камер с беспроводными микрофонами и акустики кажется нестабильным с точки зрения связи. А наличие обычного разъема аудио для подключения к ноутбуку, просто устраняет большинство преимуществ беспроводных решений для совместной работы.

Проводные решения для совместной работы

Как следует из названия, в случае проводного решения, пользователи подключают свои персональные устройства к дисплею общего пользования или к AV-системе при помощи разъемов HDMI, USB. Проводное решение обычно обеспечивает более стабильное соединение и обеспечивает подключение независимо от того, подключено ли устройство к сети.

Проводное решение может быть таким же простым, как обычное подключение персонального устройства к дисплею с помощью кабеля HDMI, а может быть реализовано более сложным образом, когда пользователи подключаются к концентратору (хабу). Наиболее удобным решением является использование в помещении переговорной системы управления с сенсорной панелью. Система управления соединяет все доступное AV-оборудование и обеспечивает один, легко декодируемый интерфейс, с помощью которого пользователи могут управлять различными устройствами. Система управления поддерживает беспроводной и проводной обмен экранами, презентацию и видеоконференцсвязь.

Выбор систем совместной работы в АВ ПРОМ

Независимо от того, каким будет формат встречи, участие в совместной работе должно быть удобным, в том числе, и с точки зрения простоты подключения устройств. Не менее важно обеспечить стабильность аудио-и видеосвязи, когда онлайн-встреча уже началась, чтобы всех в помещении было хорошо видно и слышно. Очень важно для совместной работы обеспечить совместимость с устройствами, которые участники могут принести с собой. Все эти факторы требуют создание продуманной и спроектированной с учетом интересов пользователей AV-системы.

Компания АВ ПРОМ готова предоставить своим клиентам лучшее и продуманное решение для совместной работы. Если вам необходимо законченное AV-решение для переговорной в том числе с учетом принципа BYOD, свяжитесь с проектным отделом компании АВ ПРОМ по электронной почте или отправьте запрос через форму на нашем сайте. Специалисты АВ ПРОМ смогут разработать и предложить решение для совместной работы конкретно для вашей переговорной и отвечающее вашим потребностям.